free site design templates

Другие архивные услуги

1. Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел, позволяющая упорядочить документацию, используемую в работе, важна не только для организаций, которые обязаны сдавать документы в госархив, но и для любых фирм.
Номенклатура дел — это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения.
Номенклатура базируется на всех документах, характеризующих особенности деятельности и структуры юр.лица, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в деятельности организаций. В юрлицах, имеющих структурные подразделения (в т. ч. обособленные), ее разрабатывают сначала применительно к каждому подразделению, а потом сводят в единый регистр.

2. Составление паспорта архива. 
Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного учета и установлен Регла­ментом государственного учета документов Архивного фонда.
«Паспорт...» составляется каждой организацией - источником комплектования государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отражает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года.

3. Систематизация документов в архиве организации.
Систематизация документов – это приведение их к последовательному порядку для обеспечения качественного управления внутри компании. Такая процедура предполагает в будущем оперативное нахождение и обработку необходимой информации в архивах, которые могут находиться как на бумажном, так и на электронном носителях.
Если систематизация документов организации выполнена правильно, в результате достигается высокий показатель качества в делопроизводстве, а также происходит экономия ресурсов предприятия и оптимизация его персонала.
Целью приведения документооборота к упорядочиванию является и слежение пути документа от начальной даты его определения в производство до передачи в архив либо до уничтожения. Без правильно организованного процесса деятельность работников организации будет затруднена. Такое утверждение относится и к государственным, и к коммерческим структурам, только таким образом можно сохранить документы, несущие социальную, политическую, научную, историческую, экономическую ценность для страны.

4. Экспертиза архивного фонда. 
В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, которые имеют разное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение многих лет.
В настоящее время при определении документов, подлежащих хранению, а также сроков их хранения используют следующие утвержденные типовые перечни:
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Перечень содержит 1003 статьи о хранении документов, а учитывая, что часть статей имеет обобщенное название тех или иных видов документов, то на практике количество видов документов, подлежащих хранению, значительно больше.
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).
Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

5. Составление акта об утрате документов.
Даже если в архиве все правильно организовано с точки зрения учета и хранения документов, неприятности всё равно случаются. Единицы хранения могут пропасть в результате переезда, пожара или затопления помещения, где расположен архив. В таком случае приходится составлять акт об утрате документов.

6. Консультирование по кадровому делопроизводству
Проведение семинаров и тренингов по кадровому делопроизводству на территории заказчика.

7. Разработка положений и инструкций организаций
Разработка проводится на основании законодательства РФ в сфере Архивного делопроизводства для нужд как Коммерческих, так и Государственных структур, Органов власти.

ООО «ГОСТ Архив» Санкт-Петербург и Ленинградская область